Al fine di attuare il distanziamento sociale anti contagio imposto dall’emergenza Covid-19, nel decreto c.d. Cura Italia sono state previste alcune disposizioni per facilitare lo svolgimento delle assemblee nel rispetto delle disposizioni anti contagio.
Tali misure si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all’epidemia da COVID-19.
In materia di assemblea e di riunioni del consiglio di amministrazione è intervenuto anche il notariato con una nuova massima (massima Cons. Notarile Milano n. 187/2020).
Di seguito riepiloghiamo per argomenti le misure adottate.
1) CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA PER L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO
È consentito a tutte le società di convocare tale assemblea entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale (derogando quindi al termine di 120 giorni previsto dagli artt. 2364 c. 2 e 2478-bis. c.c.) anche se tale possibilità non è prevista dallo statuto.
2) MODALITÀ DI VOTO E DI SVOLGIMENTO DELLE ASSEMBLEE
Nell’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie, le società di capitali e le cooperative possono prevedere che:
- il voto sia espresso con modalità elettroniche o per corrispondenza e che l’intervento in assemblea avvenga mediante mezzi di telecomunicazione, e ciò anche derogando a quanto previsto nello statuto;
- l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto (ai sensi degli artt. 2370 c. 4, 2479-bis c. 4 e 2538 c. 6 c.c.), senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo il presidente, il segretario o il notaio.
Nelle s.r.l. è possibile consentire che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto, in deroga a quanto previsto nell’art. 2479 c. 4 c.c. e alle disposizioni statutarie eventualmente previste.
3) PUNTO DI VISTA DEL NOTARIATO (massima Cons. Notarile Milano 187/2020)
Secondo il notariato non solo le assemblee ma anche i consigli di amministrazione delle società possono regolarmente svolgersi anche se tutti i partecipanti sono collegati in audio o video conferenza e, in particolare, anche se il presidente e il segretario non si trovano nello stesso luogo, a prescindere dal fatto che il segretario della riunione sia o meno un notaio.
Ciò vale indipendentemente dalle previsioni contenute nello statuto sociale. Di conseguenza si applica sia nel caso in cui lo statuto preveda la possibilità di svolgimento delle assemblea dei soci o delle riunioni del consiglio di amministrazione mediante mezzi di telecomunicazione sia nel caso in cui lo statuto nulla preveda in proposito sia nel caso in cui lo statuto affermi che la validità delle riunioni in audio o videoconferenza è condizionata dal fatto della presenza, in un unico luogo, del presidente e del segretario verbalizzante.
Pertanto, se presidente e segretario si trovano in due luoghi diversi, il verbale dell’assemblea o della riunione del consiglio di amministrazione potrà essere redatto anche successivamente, con la sottoscrizione del presidente e del segretario oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.
Per garantire l’identificazione dei partecipanti (soprattutto in caso di audioconferenza), nelle assemblee con un elevato numero di partecipanti, si può gestire la situazione con la diligenza che richiede il caso concreto: ad esempio, si può distribuire a coloro che domandano di partecipare un codice da digitare sul tastierino telefonico e che può univocamente identificare il singolo partecipante.
Pescara 17.03.2020
Dott. Fabrizio Bevilacqua
FONTI: Decreto c.d. Cura Italia – Massima Cons. Notarile Milano n. 187/2020
Studio Bevilacqua 